DevLOVE Xの運営を振り返る(前編)
7/22〜23にDevLOVEのお祭り、DevLOVE Xを開催しました。 かなりの大盛況のイベントとなり、運営としては嬉しい限りでした。
振り返りの意味も込めて自分のやってきたことを記録していきます。
当初の想定規模
実は、DevLOVE Xをやると決めた最初のミーティングでの想定規模は違いました。 「2拠点8トラック並行100人登壇」 で 2019年春ごろに開催 のつもりでした。1
と、決めたものの、何も進展がないまま月日が過ぎ、現実味がなくなってきたタイミングでリスケ＆規模の縮小を行い、実際の開催した 「1拠点5トラック並行60人登壇」 に落ち着きました。
私のやってたこと
運営メンバーはある程度役割が決まっていて、それぞれの担当のタスクをこなす＆定例ミーティングで進捗確認みたいな感じでやってました。
私はその中でも特設サイト運営、Doorkeerper対応、スポンサー対応、懇親会あたりを担当してました。
特設サイト
特設サイトはメインで担当してました。最初はある程度見た目を作って2、公開。その後は登壇者の方のプロフィールを頂いたタイミングでタイムテーブルとプロフィールを更新してました。
ちなみにサイトはWIXで作りました。Wordpressで作っても良かったんですけど、どこに立てる？という話がややこしくなってやめました。
良かったこと
手順書を作ってた
途中まで作った後に更新方法を手順書としてまとめていました。最初は手順書なんて作って意味あるんだろうかと思ってましたが、準備期間終盤でタスクが増えてきたところに強力な助っ人が参戦し、サイト更新を引き継ぐことができました。定形作業に入ったものは、手順書に残したほうが良いですね。急に忙しくなったときに、その作業を人数でスケールできるのか、できないのかは大きく違うと思います。
WIXを使い倒した
WIX Codeを有効化し、JavaScriptやデータベース機能を使ってスピーカーページを作成してました。WIXのデータベース機能だと改行が使えなかったりするので、改行データを一旦 <br> で保存しておいて、表示するタイミングのJavaScriptでテキストをhtmlコードとして読ませる3、とかやってました。
良くなかったこと
WIXの限界
WIXを使い倒した結果、サイトのスピーカーページの表示速度が遅くなるという問題が発生しました。おそらく通常利用の想定の範疇を超えていたのだと思います。こちらは開催前日に表示数を減らしたページを作ることによって突貫工事したのですが、最初に遅くなったタイミングで対策を入れるべきでした
ファビコンが入れられなかった
独自ドメインを設定しないとファビコンが設定できないというWIXの制限に引っかかりました。 独自ドメインは設定できる有料プランにはしていたものの、イベント終了後に無料プランに置き換える予定だったので独自ドメインを設定していませんでした。ファビコンがないとSNSシェアしたときなどにちょっと残念な表示になってしまったりするので、気がかりでした。
Doorkeeper対応
Doorkeeperの更新、問い合わせ対応などをやってました。
良かったこと
特設サイト担当との親和性
特設サイトとDoorkeeperを両方触れるのは私しかいませんでした。なので、何の情報をどの媒体で発信しているのか、ということについては私が一番詳しかったです。
Doorkeeperの機能に詳しくなった
Doorkeeperのイベント管理画面の機能についてはだいぶ詳しくなった気がします。 今回は「チェックイン」機能を本格的に利用して受付の省力化を行ったり、参加費の集計を管理画面が自動生成してくれたりと、かなりDoorkeeperの機能に助けられたところがあります。
良くなかったこと
決めごとの公表が後手に回った
今回は初めて1万円という安くはない参加費を頂いて開催をしておりました。そのため、参加者の方からいろいろなご意見・お問い合わせをいただくことがありました。ほとんどのお問い合わせは、初めにルールを決めてはっきりとサイトに明記しておけば回避できた問い合わせでした。 こういった決めごとは、早めに決めておくのがベストではあるのですが、運営メンバーも運営に慣れているわけではなかったということと、どのような問い合わせが来るかというのは最初から全て予測するのは不可能という風に考えると、なかなか難しかったのかな、とも思います。
他の役割についても書きたいのですが、やたら長くなってしまいそうなので、ここらで一旦区切ります。また次回に。
